Tipy

Jak třídit své papíry?

Jak třídit své papíry?

Když jsou lidé dotázáni, zda jsou organizovaní či ne, často navazují spojení s třídicími papíry doma. U některých z nich je skutečná mentální mučení, organizace dokumentů však zdaleka nejnáročnější úkol. Pokud je první podmínkou pro toto třídění věnování několika hodin, existují způsoby, jak to udělat efektivně. Co když jsme se během víkendového projektu rozhodli zapomenout na naši administrativní fobii a rozdělit si naše dokumenty?

Začněte házením

Organizace papírů doma vždy začíná drastickým tříděním mezi dokumenty, které mají být uchovávány, a těmi, které mají zahodit. Chcete-li zjistit, které dopisy a tiskoviny mohou jít do koše, důvěřujte oficiálním zdrojům, jako je oficiální web francouzské správy. Na stránce dokumentů, kterou si chcete ponechat, můžete zjistit trvanlivost každého papíru, ať už se jedná o vaše daně, pojištění nebo práci. Zjistili jsme, že bankovní výpisy lze smazat po 5 letech, zatímco telefonní účty již po roce nejsou užitečné. Pamatujte, že originální dokumenty v digitální podobě nemusí být vytištěny, aby měly právní hodnotu. Pokud však naskenujete papírový dokument a naskenujete jej, digitální kopie nebude mít stejnou hodnotu jako papírová kopie. Proto musíte původní dokument uchovat v papírové podobě. Stačí říci, že nemá smysl hledat ochranu, doufejte, že díky této (falešné) špičce ušetříte místo.

Pěkné místo pro třídění dokumentů je nutnost, nezanedbávejte to!

Seskupte tyto dokumenty podle témat

Po dokončení vyfukování máte papíry, které je třeba uchovat, ať už trvale nebo dočasně. Neexistuje žádná ideální organizace třídění. Je to především záležitost logiky, která je vaše vlastní. Důležité však je držet se ho, protože pokud změníte organizační systém, riskujete ztrátu výhody hodnocení. Pokud jde o mě, rozhodl jsem se pro klasifikaci, která je podobná klasifikaci dostupné na webu francouzské správy. To vám umožní uchovávat rychlou paměť, kterou můžete vytvořit při skladování dokumentů. Tato klasifikace poskytuje osm hlavních skupin dokumentů:

* pojištění * vozidlo * banka * rodina a vzdělání * ubytování * daň * práce * zdraví.

Naplánujte sešit pro každou kategorii a vyberte podkategorie, které odpovídají vaší situaci. Pro část Bank tedy můžete vytvořit podkategorie smlouvy, výpisy z účtů a kontrolní útržky. Jak jsem uvedl později, je možné vytisknout memorandum, které se ponechá na začátku pořadače, aby se vzpomněly na retenční periody každého typu dokumentu. Tímto způsobem již nebudete muset hledat tyto informace na internetu. Nakonec můžete své dokumenty ukládat do svých podkategorií v chronologickém pořadí, ale také podle dotyčné osoby, pokud je jich několik doma. Vždy mějte na paměti, že vaše hodnocení musí být čitelné pro všechny, takže nejste výhradně zodpovědní.

Co potřebujete k třídění dokumentů

Nyní pojďme mluvit o materiálu nezbytném pro třídění papírů. Použité kontejnery se mohou lišit v závislosti na několika podmínkách. V případě, že je váš úložný prostor viditelný, upřednostňujte boxy nebo pěkné kartotéky, které mohou koexistovat s vaším dekorem. Bylo by škoda používat staré kartotéky, pokud jsou ve vašem obývacím pokoji vidět. Nezapomeňte však, že archivace musí být nejprve praktická. V příkladu krabic stále plánujte uvnitř kartotéky nebo aktovky efektivně třídit. Vizuální stránkou je třešnička na dortu, nikoli váš konečný cíl. Kromě souborů a držáků můžete mít průhledné plastové rukávy, sešívačku, skartovač dokumentů (pro bezpečné nakládání s důvěrnými papíry), tiskárnu (pro dokumenty v čára a vlajky) a tužka pro všechny anotace.

Pěkné krabice na skrytí ošklivých kartoték!

Dobře definovaný prostor pro vaše papíry

Nakonec musíte najít dostatek místa ve vašem interiéru, jako je například stůl, na který se vaše papíry ukládají na stejném místě. Pokud začnete násobit úložné body, skončí vás zmatení. Tím, že máte vše na jednom místě, víte, že to, co hledáte, je na tomto jednom místě. Totéž platí pro ostatní členy rodiny: nemusí se vás ptát, kde je ten nebo ten papír. Myšlenka je, že to zvládneme bez toho, kdo vše organizuje. Rozdělení vašich papírů by vám nemělo zabrat spoustu času. Tento úkol může být velmi dobře omezen na roční řízení. Pokud nemáte čas ani odvahu na to, jak to budete dělat, je nutné, aby se příchod dokumentů do vašeho interiéru řídil každý den. V tomto případě naplánujte kartotéku na rok, ve kterém integrovat v chronologickém pořadí dokumenty, které jsou vedeny. Na konci roku vše, co musíte udělat, je odložit své různé papíry do tematických pojiv.